Laporan Lisan dan Tulis

1. Pengertian Laporan

Definisi laporan :

1. Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan   maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.

2. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

2. Fungsi Laporan

Fungsi laporan diantaranya adalah sebagai berikut:
- pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas
- landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan
- alat untuk melakukan pengawasan
- dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

3. Macam-macam Laporan

Macam-macam laporan menurut bentuknya:
- laporan berbentuk formulir
- laporan berbentuk surat
- laporan berbentuk memorandum (memo)
- laporan berbentuk naskah
- laporan berbentuk buku

4. Dasar – dasar membuat Laporan

a. Clear

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.

b. Mengenai sasaran permasalahannya

Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

c. Lengkap (complete)

Kelengkapan tersebut menyangkut :

#. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda Tanya

#. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan

d. Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.

e. Tetap (consistent)

Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.

f. Objective dan Factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

g. Harus ada proses timbal balik

a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca

b. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan

5. Sistematika Laporan

Laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.

Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1.Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :

1) Latar belakang kegiatan.

2) Dasar hukum kegiatan.

3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.

4) Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

1) Jenis kegiatan.

2) Tempat dan waktu kegiatan.

3) Petugas kegiatan.

4) Persiapan dan rencana kegiatan.

5) Peserta kegiatan.

6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).

7) Kesulitan dan hambatan.

8) Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.